四川新华文化公益基金会

 财务管理制度

(试行,修改稿)

 

第一章  总  则

第一条 为了加强四川新华文化公益基金会(以下简称“本基金会”)的财务管理工作,保障财务运行的科学与规范,提高资金使用效益,依照《中华人民共和国慈善法》、《中华人民共和国会计法》、《民间非营利组织会计制度》、国务院《基金会管理条例》、民政部《慈善组织保值增值投资活动管理暂行办法》及有关法律法规,参照四川新华发行集团有限公司相关财务制度,结合基金会实际情况,特制定本制度。

第二条 受理事长委托由秘书长负责本基金会财务日常管理工作。

第三条 配备具有专业资格的会计人员,会计不得兼任出纳。会计人员调动工作或离职时,必须编制移交清册,与接管人员办清交接手续。

第四条 根据《民间非营利组织会计制度》的规定进行会计核算,编制真实、完整的财务会计报告。

第五条 依法接受会计师事务所对本单位的财务会计报告及相关信息的审计,依法披露财务会计报告和审计报告,并接受登记管理机关的年度检查。

第二章 预算管理 

第六条 本基金会根据年度工作计划及任务,按照资源统筹规划、收入支出协调、勤俭节约的原则编制年度财务预算。

第七条 年度财务预算草案由会计人员会同业务部门进行编制。预算内容包括收入、业务活动成本、管理费用等。预算草案经秘书处审核后,报理事会审议批准。

第八条 各部门应严格执行财务预算,不得超预算或无预算安排支出。除因工作计划、工作内容发生较大变化,需调整预算外,不得轻易变更已经审批的预算。

第九条 因工作计划、工作内容发生较大变化确需调整预算的,须经理事会审议批准后方可执行。

第三章  收入管理

第十条 本基金会的收入来源于:

(一)四川新华发行集团有限公司、新华文轩出版传媒股份有限公司、四川出版集团有限责任公司捐赠;

(二)自然人、法人或其他组织自愿捐赠;

(三)投资收益;

(四)其他合法收入等。

第十一条 各项收入要及时入账,统一核算,统一管理,严禁坐收坐支。

第十二条 捐赠收入按是否存在限定区分为非限定性收入和限定性收入进行核算。基金会接受的劳务捐赠,不予确认,但应当在会计报表附注中作相关披露。

第十三条 本基金会接受捐赠,必须遵守国家的法律法规,符合章程规定的宗旨和业务范围。严格按照捐赠者意愿或其与本基金会签署的捐赠协议执行,并定期向社会公布资产的使用情况。

第十四条 本基金会应当严格按照《公益事业捐赠票据使用管理暂行办法》办法规定和财政部门的要求开具捐赠票据。会计人员应严格捐赠票据及其他票据的签发和使用。

第十五条 加强票据的登记与使用管理。本基金会收到捐赠的现金资产,按照实际收到的金额给捐赠方开具捐赠票据。收到捐赠的非现金资产,根据捐赠方提供的有关凭据上标明的金额开具票据;如果捐赠方没有提供有关凭据,受赠资产以其公允价值或评估机构的评估金额开具票据。

第四章  支出管理

    第十六条 本基金会的支出包括业务活动成本、管理费用、筹资费用及其他费用。各项支出必须贯彻厉行节约和量入为出的原则,各项支出的范围、标准应严格执行国家和基金会的有关规定。

第十七条 本基金会的各项支出,必须符合章程规定的宗旨和管理办法的规定。

第十八条 本基金会每年从事章程规定的公益事业支出,不得低于上一年基金余额的8%。基金会工作人员工资福利和行政办公支出不超过当年总支出的10%。

第十九条 建立健全支出管理制度,严格审批程序和手续,明确审批权限和责任。

第二十条 支出报销时提供的原始凭证必须真实、合法、完整,且与经济实质相符。财务人员根据有关规定严格审查原始凭证,对不符合规定的原始凭证,应采取退回、调换等方式及时处理。

第五章  资产管理

第二十一条 资产指的是由基金会拥有或控制的、能以货币形式计量的经济资源,包括:流动资产、固定资产、长期投资等。

第二十二条 加强流动资产的管理。流动资产是指预期可在1年内(含1年)变现或者耗用的资产。主要包括现金、银行存款、短期投资、应收款项、存货等。

第二十三条 本基金会货币资金应开设统一账户进行管理,钱账分管。

第二十四条 严格按照《现金管理暂行条例》和《现金管理暂行条例实施细则》的规定,加强现金管理。及时逐笔记载现金支付,账目应日清月结,定期核对,做到账款相符,严禁白条抵库。

第二十五条 进行银行转账结算,严格执行《银行结算办法》的各项规定,遵守银行结算纪律,保证结算业务有序进行。银行存款应及时入账,每月核对银行对账单,发生未达账时应逐笔查明原因,并据实编制《银行存款余额调节表》,保证账款相符。

第二十六条 应收款项及时清理,不得长期挂账,减少坏账的发生。

第二十七条 加强接受捐赠的资产管理。接受捐赠的资产严格按照捐赠方的意愿划拨、使用;在接受捐赠的资产无法用于符合其宗旨的用途时,可依法拍卖或者变卖,所得收入归入本基金会。

第二十八条 加强境外捐赠资产的管理,境外捐赠资产,必须严格按照国家法律规定办理相关入境手续,合法后方可受赠、使用。

第二十九条 基金会接受的捐赠物资由综合部负责验收、登记,会计人员负责入账、财务监督并根据捐赠人需求开具捐赠票据。

第三十条 固定资产是指因经营管理等需要,使用期限超过一个会计年度的有形资产,包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、工具器具等。

第三十一条 固定资产的采购、领用登记、调拨处置、清查盘点等工作须指定专人负责;建立固定资产台账,定期计提折旧,并随时关注资产使用情况进行调整;定期对固定资产进行盘点,编制盘点表,做到账实相符。对盘盈、盘亏的固定资产查明原因,及时进行账务处理,保证账账相符、账实相符、账表相符。

第三十二条 投资活动是指除银行存款、购买国债或银行保本理财产品外的投资活动。基金会重大投资应当按照国家有关规定经理事会批准。

第三十三条 本基金会可在备用金存款外,在保障资金安全的前提下适当理财或投资。购买理财或投资应坚持“防范风险、谨慎投资、保值增值”的原则。

第三十四条 本基金投资产生的增值部分,如果捐赠协议有约定的,应当严格按照捐赠协议使用;如果捐赠协议没有约定,投资取得的收益应当全部用于慈善目的。

第三十五条 本基金会用于理财或投资的资产限于非限定性资产、在保值增值期间不需要拨付的限定性资产。

第三十六条  本基金会用于银行理财的资金应为闲置资金,不得因理财影响基金会正常运营及项目开展资金需求。

第三十七条 本基金会应选择资信状况和财务状况良好,无不良诚信记录、盈利能力强、信用等级不低于3A级的银行购买理财产品。原则上购买安全性高、流动性好、无风险或风险极低,期限不超过12个月的稳健型产品。

第三十八条 本基金会购买理财产品须经理事会审议批准。理事会可授权相关部门办理理财购买工作,授权内容包括但不限于购买理财的目的、授权额度、授权期限、资金来源、授权品种及期限、授权审批办理的机构或人员。

第三十九条 本基金会每年向理事会提交基金会投资理财报告。

第六章  财务报告与财务监督

第四十条 财务报告与财务监督是提高财务管理水平和资金使用效率、维护财经纪律、促进基金会事业健康发展的重要手段。

第四十一条 财务报告包括预算执行情况、成本费用及资金使用情况等。会计人员应结合项目管理和本基金会经营情况进行分析,定期将分析结果反映给秘书处,为其进行决策提供科学可靠的依据。

第四十二条 以单一项目或捐赠人为报告主体的财务会计信息由会计人员辅助编制,经秘书处审核批准后方可报出。

第四十三条 财务监督的主要内容包括:审核、检查预算编制和执行;对各项收入、支出的范围和标准进行审查,对违反国家法律法规、财务制度和财经纪律的行为,及时予以制止和纠正,性质严重的,要及时向秘书处和理事长报告并按有关规定进行处理。

第七章  财务决算及信息披露 

第四十四条 年度财务决算是年度会计期间内的收入及成本、资产质量、财务效益等基本情况的综合反映,是全面了解和掌握机构运营状况的重要手段。

第四十五条 会计人员应严格按照国家有关财务会计制度的规定,以年度内发生的全部经济交易事项的会计账簿为基本依据,认真编制财务决算和财务报表,做到账表一致、账账一致、账证一致、账实一致。

第四十六条 会计人员应严格按照《民间非营利组织会计制度》的规定编制财务报告并接受审计检查。

第四十七条 本基金会应定期在机构网址上公布审计报告。

第四十八条 重大财务信息的披露必须纳入财务会计报告的内容,按规定报批后方可对外披露。

第八章  关联方及关联方管理

第四十九条 本基金会的关联方包括发起人、主要捐赠人、其他与基金会存在控制、共同控制或者重大影响关系的个人或组织。对关联方的实质判断应从其对本基金会进行控制或影响的具体方式、途径及程度等方面进行。

第五十条 关联方交易,是指关联方之间转移资源、劳务或义务的行为,而不论是否收取价款。

第五十一条 关联方交易的类型通常包括下列各项:

(一)购买或销售商品;

(二)购买或销售商品以外的其他资产;

(三)提供或接受劳务;

(四)提供资金(贷款或股权投资);

(五)租赁;

(六)其他事项。

第五十二条 本基金会关联方及其交易应披露的信息包括:

(一)关联方名称;

(二)与本基金会的关系;

(三)本基金会向关联方资助产品和提供劳务的金额;

(四)本基金会向关联方采购产品和购买服务的金额;

(五)其他应当披露的事项。

第九章  会计档案管理 

第五十三条 会计档案指的是进行会计核算的过程中形成的,记录和反应本基金会经济业务事项的,具有保存价值的文字、图像等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第五十三条 本基金会应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。具体会计档案管理工作参照《会计档案管理办法》执行。

第五十四条 下列会计资料应当进行归档:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第五十五条 同时满足下列条件的,内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施管理电子档案,防止被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第五十六条 满足本办法第五十五条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第五十七条 会计人员按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

第五十八条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可以由会计人员临时保管一年后,再移交综合部保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经基金会同意。会计人员临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第五十九条 会计人员在办理会计档案移交时,应编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时保持原卷的封装。电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交且文件格式应符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案与其读取平台一并移交。

综合部接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

第六十条 基金会应严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。

会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

第六十一条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

第六十二条 基金会应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。

第六十三条 会计档案鉴定工作应当由基金综合部牵头,组织会计、审计等人员共同进行。

第六十四条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

(一)基金会综合部编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)基金会负责人、相关部门负责人、会计人员、经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)基金会综合部负责组织会计档案销毁工作,并与会计人员共同监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由基金会综合部、会计人员等共同派员监销。

第六十五条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第六十六条 预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

第六十七条 会计档案保管期限表

 

会计档案保管期限表

序号

档案名称

保管期限

备注

会计凭证



1

原始凭证

30年


2

记账凭证

30年


会计账簿



3

总账

30年


4

明细账

30年


5

日记账

30年


6

固定资产卡片


固定资产报废清理后保管5年

7

其他辅助性账簿

30年


财务会计报告



8

月度、季度、半年度财务会计报告

10年


9

年度财务会计报告

永久


其他会计资料



10

银行存款余额调节表

10年


11

银行对账单

10年


12

纳税申报表

10年


13

会计档案移交清册

30年


14

会计档案保管清册

永久


15

会计档案销毁清册

永久


16

会计档案鉴定意见书

永久


 

第十章  附  则

第七十条  与本基金会财务管理相关的管理办法等均以本制度为依据制定执行。

第七十一条  本制度经2019年12月26日四川新华文化公益基金会2019年第一次理事长办公会审议通过(于2019年12月27日生效)

第七十二条  本制度由本基金会负责解释。


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